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送らないとだめ?転職活動でのお礼メールを送るメリットとNGな送り方

event2020/10/10

面接を勝ち抜くためには、質問への回答を用意したり、ビジネスマナーの確認をしたり、綿密な事前準備が必要となります。しかし、面接は「受けたら終わり」ではありません。

面接のあとに採用担当者にお礼メールを送るひと手間であなたの印象をアップすることができるのです。この記事では、「お礼メールを送らないと不利?」「お礼メールを送るときの注意点は?」などお礼メールのさまざまな疑問についてお答えします。

お礼メールは送らないとNG?面接後のお礼メールを送る2大メリット

面接終了後にお礼メールを送らないからといって採用が不利になることはありません。 新卒採用とは異なり、転職者採用の場合は、その人のキャリアやスキル、即戦力となる人材かどうかが選考の採否を決める重要なポイントとなるからです。 まずはお礼メールを送るメリットからご紹介します。

お礼メールは送った方が印象アップにつながる

応募者多数の場合、企業側が似た経歴をもつ応募者や同じスキルをもつ応募者で採用を迷うことがあります。そんなとき、ただ結果を待つだけの応募者と、企業側にお礼メールを送る応募者とでは、お礼メールを送った方が好印象を与えることができます。

お礼メールで選考結果が大きく左右されることはありませんが、減点されることもありませんし、自身の印象アップにつながるため、送る方が望ましいとされています。

感謝を伝えたり意欲をアピールしたりできる

お礼メールを送ることで、採用担当者に面接の機会を作ってもらったことへの感謝を伝えたり、仕事への意欲をアピールすることができたりします。 特に、企業側に面接の日程変更をお願いした場合や、面接で伝え忘れたことがある場合などは、ビジネスマナーとしてお礼メールを送っておくことをおすすめします。

新卒採用と異なり、転職活動の場合は自分と同じようなスキルや経験をもったライバルたちが多く応募しています。自分が即戦力になれる人材であることや、熱意を伝えるためにも、面接後のお礼メールは必ず送るようにしましょう。

転職成功の鍵!印象アップにつながるお礼メールの特徴とは?

面接後にお礼メールを送るなら少しでも印象アップにつながるメールを送りたいもの。 では、印象アップを狙うにはどんな内容にすればいいのでしょうか。

シンプルかつ簡潔な内容

お礼メールの本文は、できるだけ短くシンプルにまとめておくことがポイントです。 採用担当者は面接以外の仕事もこなしている場合がほとんどですので、受信したたくさんのメールに目を通し、返信に手間がかかっているかも知れません。

そんな中、件名や本文の長いお礼メールが届いても、決して良い印象を残すことはできないでしょう。採用担当者のお礼メールは、ひと目でわかる件名と簡潔にまとめた本文で送ることが大切です。

面接の感謝を素直に伝える

お礼メールの本文では、まず純粋に面接の時間を割いてもらったことへの感謝を伝えるようにしましょう。 社会人なら採用担当者が忙しい中、面接の準備をしたり、あなたと会う時間を作ってくれたりしてくれていることが理解できるはず。

面接の機会をつくってくれた担当者には、素直にお礼の気持ちを伝えることが大切です。

面接でアピールできなかったことを補足する

面接時にアピールできなかったことや反省点などがあれば、お礼メールで伝えるのも方法のひとつです。 お礼メールの良いところは、面接での反省点や伝えられなかったことを補足でき、フォローできるところにもあります。

ただし、お礼メールはアピールの場ではありませんので、本当に伝えておきたいことにポイントを絞りましょう。

仕事への熱意を入れて印象付ける

面接時の感想や入社への意欲を本文に盛り込むことでより自分を印象付けることもできます。 しかし、ビジネスでは必要なシーンで実力を十分に発揮することも求められますので、面接でアピールできなかったからといって、長いメールを送ると逆に「面接で力を出しきれなかった」ととらえられることもありますので、注意が必要です。

お礼メールは面接の機会を与えていただいたことへの感謝を表すと同時に自分を印象付けることも可能です。お礼メールのポイントを抑えて、印象アップにつなげましょう。

これだけは気をつけたい!お礼メールのNG例7選

お礼メールを送らないことで大きく減点されることはありませんが、闇雲に送ればいいというものでもありません。送りかたによっては印象を悪くしてしまうことも考えられます。お礼メールの印象を悪くしないために気をつけたい行為についてご紹介します。

定型文の丸写しはNG

お礼メールの本文は、インターネットや情報誌などから例文をコピーするのではなく、必ず自分の言葉で伝えるようにしましょう。 採用担当者は多くの応募者に対応しているため、インターネットから手軽に手に入れた文章には違和感を感じ、すぐにバレてしまいます。

印象アップのために送ったお礼メールで「手抜き」「不誠実」などの印象を残さないよう、入社への熱意や思いは自分の言葉でまとめることを肝に命じておきましょう。

企業名や担当者の名前を間違えて送る

複数の企業に応募をしている場合は、会社名や採用担当者名などが間違っていないか、しっかり確認をしてから送りましょう。 また、企業名や部署名などは、略式ではなく正式名称で書きましょう。

日にちが経ってから送る

お礼メールは、採用担当者があなたのことを覚えているうちに送るのがポイントです。 採用担当者がお礼メールを受け取ったとき、「この人どんな人だったかな?」と思われようでは、意味がありません。

担当者からの返信に答えない

企業や採用担当者によっては、お礼メールに返信がくることがあります。そのメールに対してさらに返信をするべきか悩む人も多いと思いますが、迷わず重ねての返信をしましょう。 ビジネスマナーでは、自分から送ったメールは、自分の返信で終わらせるのが基本。担当者からのメールに重ねて返信をする場合は、本文は引用を残し、件名は「Re:」も含めて変更しないようにします。

また、返信が早ければ早いほど、相手にも熱意が伝わりますので、メールに気づいたらできるだけ早い返信を心がけましょう。ただし、「返信不要」と記載されているメールに返信する必要はありません

HTML形式でお礼メールを送る

メールの形式にはテキスト形式とHTML形式があります。企業に送るお礼メールは、必ずテキスト形式で送信するようにしましょう。 HTML形式のメールは文字装飾などができるなどのメリットがありますが、応募先の企業のメールソフトによってはセキュリティ上の理由からHTML形式が使えない場合もあります。

せっかく作成したお礼メールが読んでもらえないと意味がありませんので、必ずテキスト形式で送るようにしましょう。

改行されていない読みにくいメールを送る

ビジネスで送るメールは、相手の読みやすい文章にすることも大切です。改行がない長い文章はとても読みにくく、読み手にとってもストレスになります。適切な場所で改行を入れ、読みやすいメールを送るようにしましょう。

ただし、改行のし過ぎや、文節の途中での改行は逆に読みにくくなり、相手の読む気を失わせることになるので、気をつけましょう。

お礼メールで親しみやすさをアピールする

企業によって面接時の雰囲気はそれぞれです。面接が和やかな面接だったとしても、くだけた文章でお礼メールを送るのはNGです。 ビジネスシーンでの親しみやすさは不要ですので、マナーを守って丁寧な文面を送りましょう。顔文字を使用するのも、もちろんN Gです。

お礼メールは送るだけでは意味がありません。「ビジネスマナーのある人」「この人なら一緒に仕事をしたい」と思ってもらえるよう、マナーのあるお礼メールを送るようにしましょう。

お礼メールを送るとき意識したいタイミング3つ

お礼メールは面接後、できるだけ早く送るのが理想的とされています。お礼メールを送る最適なタイミングとその理由についてみていきましょう。

できるだけ早く送る

お礼メールは面接が終わったあと、時間を空けずなるべく早く送るようにしましょう。 採用を急いでいる企業なら、面接後2〜3日で採否を決定することも考えられます。

すぐにお礼メールを送れないときは、どんなに遅くとも翌日までにお礼メールを送るように心がけましょう。お礼メールはスピードが肝心ですので、翌々日になるようなら送らないほうがいいでしょう。

企業の就業時間中に送る

メールを送信する時間は見落としがちなビジネスマナーの1つです。メールは原則、就業時間内に送るのがマナーとされていますので、深夜や早朝にお礼メールを送らないようにします。

「面接から帰宅する時間が遅くなった」「お礼メールを作成していたら深夜までかかってしまった」ということも考えられますが、深夜にメールを送って「ビジネスマナーのない人」とマイナスな印象を与えるよりは当日中の送信は諦め、翌日の午前中に送ることをおすすめします。

二次、三次面接のお礼メールはいつ送る?

企業によっては面接を複数回実施する場合がありますが、お礼メールは面接の回数に関係なく、毎回面接のあとできるだけ早く送るのが基本です。 面接は回数を追うごとに応募者がだんだん絞られてきますので、自分とスキルや経験の似ている人が残ることもあります。

そんなとき、お礼メールを送ることでほかの応募者よりも採用に近づく可能性が出てきます。ただし、毎回同じような内容でお礼メールを送るのは、事務的な印象を与えるためNGです。文章が形式的になってしまう場合は、面接のお礼と共に感じたことなどを送るだけでも問題ありません。

お礼メールもビジネスメールのひとつです。受け取る相手の気持ちを考えれば「いつ送ってもいい」とはならないはず。「相手のタイミングで開封してもらえば良い」という考えはなくし、「どのタイミングで送れば最後までしっかり読んでもらえるか」を考えて送りましょう。

項目別に解説!お礼メールの書き方と注意点

では、実際にお礼メールを書くときはどんなことに注意すればいいのでしょうか。お礼メールの書き方と書くときの注意点を項目順に説明します。

送信先アドレス

お礼メールの送信先は応募先企業の採用担当者のアドレスとするのが基本です。 面接官のアドレスがわかるなら、直接面接官宛にお礼メールを送信します。

面接官のアドレスがわからないときは、採用担当窓口のメールアドレスに送って問題ありません。面接官が複数いる場合も同様に、採用担当窓口宛に送っていいでしょう。

宛先

お礼メールの本文のトップにくるのが宛先です。宛先を書くときは、会社名、部署名、役職(あれば)、面接担当者氏名の順番で書き、全て正式名称で書きます。

例えば、企業名は(株)や(有)と略さず、必ず株式会社、有限会社など正式名称で書きましょう。会社名の先頭に株式会社が来るのか、後ろにくるのかも注意が必要です。

また、面接官の氏名がわかるときは、「〇〇 〇〇様」と担当者のフルネームを記載します。名字しかわからない場合は、名字だけでも構いません。面接官の名前がわからなければ「面接ご担当者さま」とし、面接官が複数いた場合は「採用ご担当者さま」「面接官のみなさま」とします。

件名

お礼メールの件名は具体的でシンプルなものにします。 面接担当者は採用以外のメールもたくさん受信しているため、ひと目でお礼メールだとわかる件名にしておくことがポイント。

例えば、「○月○日二次面接のお礼 自分の名前」というように、件名を見ただけで「面接の日付」「面接次数」「自分の名前」がわかるような件名にしておきましょう。 長すぎる件名や用件がわからない件名でメールを送信し、ビジネスマナーのない人と思われないようにしましょう。

本文

本文はいきなり本題に入るのではなく、挨拶から始めます。お礼メールは一度面接で会っている相手に送りますので、「いつもお世話になっております」から始めるといいでしょう。

冒頭の挨拶に続いて「本日、二次面接をしていただきました〇〇です」というように自分の名前を名乗り、忙しい中、面接の機会を作っていただいたことへのお礼を伝えます。

そのあと、面接時の感想や仕事への熱意などを自分の言葉で書くようにしましょう。本文の最後は、「末尾ながら、面接のお礼を申し上げますとともに、貴社ますますのご発展を心よりお祈り申し上げます」というように必ず結びの言葉を入れて終わるのがマナーです。

署名

本文を書き終えたら最後に自分の署名を忘れずに入れておきましょう。 署名には名前と企業側が連絡しやすいようにメールアドレスと電話番号を入れます。ただし、メールアドレスは携帯電話のアドレスではなくパソコンのメールアドレスがいいとされています。

携帯会社のアドレスはフィルタがかかり、企業からのメールに気づかないことがあるためです。 また、メールアドレスと電話番号があれば、住所は必須ではありませんので入れなくても問題ありません。

送信する前に内容に間違いがないかチェックする

お礼メールを書き終えたからといって、すぐに送信ボタンを押すのはNGです。書き終えたら、文章を読み直し、内容をしっかりチェックしてから送りましょう。 特に、送信先の間違いがないか、本文に誤字脱字がないかなどは念入りに確認します。

また、お礼メールを送る一番の目的は、面接のお礼を伝えることですので、お礼メールが自分のアピールの場になっていないか、簡潔にまとまっているかなどの全体の印象もチェックすることをおすすめします。 送信前にメールの内容を読み直しブラッシュアップすることで、より誠実なお礼メールが送信できるでしょう。


お礼メールを実際に作成するとなると「面接官の名前がわからない!」「本文に何を書けばいいの?」などわからない点がたくさん出てきます。お礼メールを送ることを考えて面接に臨めば、面接後のお礼メールもスムーズに作成できるでしょう。

転職活動ではお礼メールを送ることをオススメ

転職活動でお礼メールを送ることは必須ではありません。しかし、お礼メールを送るひと手間で採用担当に自分のことが印象付けられる上、ビジネスマナーに沿った丁寧なメールを送れば、自分の印象アップにもつながります。大手企業へ転職を希望している人や、すぐに転職先を見つけたいという人にとって、お礼メールを送らない手はありません。

また、転職活動中の企業とのメールのやりとりは、シンプルで要点が伝わる内容にまとめることで、「ビジネスマナーのある人」「誠実な人」という印象も与えてくれます。

とは言え、仕事をしながら転職活動をしている人や、複数の企業に応募している人は、面接後すぐにお礼メールを送ったり、企業からのメールに素早く返信したりするのは大変です。そんなときは、転職エージェントなどをうまく活用することで、企業とのやりとりをスムーズに進めることができるでしょう。

最高の転職を実現する重要まとめ

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