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退職届はパソコンで作成して大丈夫?書き方と気になる疑問を解決!

event2020/10/10

「いざ、退職届を書こうと思ったけれど書き方がわからない」

「手書きだと大変だから、パソコンで退職届を作成しても大丈夫?」

このような疑問を抱えていませんか?

 

退職するために、マナーを守って退職届を作成したいけれど、ルールがわからないという方も多いと思います。

結論を言うと、退職届は絶対に手書きでないといけないなどのルールはありません。そのため、会社から手書きで書いてくださいなどの指示がなければ、パソコンで作成して大丈夫です。

 

本記事では、以下の内容についてお伝えします。

  • 退職届・退職願の違いとは?
  • 退職届の書き方

退職届に関する疑問についてもお答えしますので、ぜひ最後までご一読くださいね。

退職届・退職願の違いとは?

はじめに、退職届と退職願の違いについてです。2つの言葉は似ていますが、次のように意味合いが異なります。

  • 退職届:退職が確定した際に、自分が退職することを宣告する書類
  • 退職願:退職したい旨を会社に伝える書類

 

退職届は、会社や経営者に退職したい旨を伝えて、正式に退職が決定した際に提出します。退職を願い出るタイミングで提出するのは、失礼にあたるので気をつけましょう。

対して、退職願は「退職したいです」と自分の意思を伝える書類です。上司に退職したい旨を口頭で伝えることで了承されるケースも多いので、退職願は必ずしも提出する必要はありません。また、退職を申し出るタイミングで退職願を提出することで意思の強さを示すことが可能です。

会社によっては、事務処理の都合で退職願の提出を義務としている場合もあります

 

公務員の方や役員職などの経営層の場合は、退職届ではなく「辞表」を提出します。辞表は退職届と同じで退職することを宣告する意味合いがあります。

そして、「退職届と退職願は必ず手書きで書いて提出しなければならない」といった法律はありません。そのため、基本的にはパソコンで退職届を作成しても大丈夫です。

ただし、会社によっては手書きで退職届を作成して提出と定めている場合もあるので、必ず確認をしてから作成しましょう。

まとめ
  • 退職届は退職を宣告する書類
  • 退職願は退職を願い出る書類
  • 意味が異なるので、提出する際には注意が必要

退職届・封筒の書き方4ステップ

ここからは、どのように退職届を書くのかを4ステップに分けてお伝えしてきます。

4ステップの内容は次の通りです。

ステップ1 退職届を提出する際に準備するもの
ステップ2 退職届の書き方
ステップ3 退職届の折り方
ステップ4 退職届の封筒への入れ方

退職願の場合も少し記載する内容が異なりますが、基本は同じです。

パソコンで作成する場合、手書きで作成する場合どちらでも同じ手順で退職届を準備していけます。

1.退職届を提出する際に準備するもの

まず、はじめに退職届を書き始める前に準備するものは次の2つです。

  • 白い用紙(便箋) ※A4サイズもしくはB5サイズ
  • 白い無地の封筒  ※用紙がA4サイズの場合は長形3号、B5サイズの場合は長形4号

 

パソコンで作成する場合は、罫線が入ってない無地のものを用意しましょう。手書きで記載する場合は、きれいに書けるよう罫線入りの用紙を用意することをおすすめします。

また、封筒は必ず郵便番号の記載がない無地のものを購入してください。封筒に入れて提出するのがマナーですが、郵送する場合でなければ無地の封筒を使用するのが一般的です。

2.退職届の書き方

次に、実際に退職届の書き方についてです。退職届または退職願どちらも、基本的に縦書きで次の順番に記入していきます。

  1. 書き出し:「退職届」または「退職願」
  2. 退職理由:自己都合の場合と会社都合の場合で書き方が変わります。
  3. 届出の日にち:退職届・退職願を届け出る日にちを記載します。
  4. 署名
  5. 宛名

書く内容を順番にお伝えしていきますね。

1:書き出し

まず、右側1行目の中央に「退職届」または「退職願」と記入します。

次に、2行目の下部に「私議(しぎ)」と記入しましょう。私議には「私事ですが」という意味合いがあります。

2:退職理由

退職理由の書き方は、自己都合退職の場合と会社都合退職の場合で書き方が変わります。

 

自己都合の場合:「このたび、一身上の都合により、令和〇年〇月〇日をもって、退職致します」

会社都合の場合:「このたび、○○支社閉鎖のため、令和〇年〇月〇日をもって、退職致します」

 

自己都合退職の場合は、一般的に「一身上の都合により」と記載します。

また会社都合の場合は、会社と話し合いの上決まった退職理由を記載しましょう。会社都合の退職理由の一例はこちら。

  • 〇〇支社閉鎖のため
  • 早期退職のため
  • △△部門の規模縮小のため

また、退職願の場合は、退職日の日にちを記載したあとに「退職いたしたく、お願い申し上げます。」と記載します。

3:届出の日にち

退職届・退職願を届け出る日にちを記載します。

記載する日にちは、基本的に提出する日にするのが一般的です。

4:署名

届出の日にちの次の行の中央より下に部署名と名前を記載します。

また、名前の下には捺印も忘れずに行いましょう

 

退職届・退職願をパソコンで作成することを許可していても、本人が書いたことを証明するために署名だけは手書きで書くよう指定している企業もあります。なるべく提出前に確認を。

 

また、手書きで記載する際は、黒のボールペン・万年筆を使用してください。

消えるボールペンや修正ペンの使用は、会社にあまり良い印象を持ってもらえないケースがあること、最悪の場合書き変えることもできてしまうので避けましょう。

5:宛名

最後に会社の代表者の名前を次のように記入します。

 

例:□□株式会社 代表取締役 ▲▲ ▲▲殿

 

必ず「④署名」で記入した自分の署名より、上に来るように記載しましょう。

また敬称は「殿」もしくは「様」で表記するのが一般的です。

3.退職届の折り方

基本的に退職届は三つ折りにします。三つ折りの手順は次の通りです。

  1. 退職届をまっすぐ机の上に置く
  2. 退職届の下1/3を折り曲げる
  3. 残りの上1/3を折り曲げる

丁寧に書いた退職届を汚さないように、必ずきれいな机の上で折り曲げましょう

4.退職届の入れ方

最後に退職届をどのように封筒へ入れるかをお伝えしていきます。次の手順に沿って封入しましょう。

  1. 封筒の表面中央に「退職届」と記入する
  2. 封筒の裏面左下に「所属部署」と「名前」を記入する
  3. 折りたたんだ退職届の書き出し部分(退職届と記入した部分)が封筒裏側の右側に来るように封入する
  4. 退職届を入れたら「〆」マークを書く

封筒に文字を書く時は、必ずボールペンもしくは万年筆など、消せないペンで記入するようにしてくださいね。

封をするところまで完了したら、上司や担当者に退職届を提出しましょう。

まとめ
  • 退職届を書く際は、まず白い用紙(A4もしくはB4)と白い封筒を用意
  • 基本的に縦書きで記入する
  • 退職届は三つ折りにする
  • 封筒にもルールに則って必要事項を記入する

Q&A:退職届に関する気になる疑問

ここからは、退職届を準備して提出するにあたって気になる疑問を回答していきます。

お答えする内容は、次の3つです。

  • 退職届は手書きでないといけないの?
  • 退職届を提出するまでの流れは?
  • 退職届を提出したあとに撤回できる?

安心して退職準備を進められるように、確認していきましょう。

Q1.退職届は手書きでないといけないの?

法律上、退職届は必ず手書きで書かなければいけないという決まりなどはありません。しかし、次のようなケースもあります。

  • 手書きで書くものと考えている方もいる
  • 会社によっては「退職届は手書きで書いて提出」と定めている

誠意を伝えるために、退職届は手書きで書いた方がいいと考えている方もいます。また、中には手書きで書いた退職届を提出すると定めている企業も。

そのため、退職届を提出する際はなるべく必ず手書きで提出するか、パソコンで作成しても問題ないかを確認しておくことをおすすめします。

Q2.退職届を提出するまでの流れは?

いきなり退職届を提出するのは、マナー違反にあたります。会社側も自分自身も気持ちよく次に進めるように、退職届を提出するまでの流れをおさえておきましょう。

  1. 上司に退職の意思を伝える
  2. 会社と退職日を調整する
  3. 退職日が確定したら退職届を提出する

はじめに、必ず直属の上司に「相談したいことがあります」と伝えて、時間を頂戴したうえで、退職の意思を伝えます。退職の意思が強いことを示す場合や会社が指定した場合は、「退職願」を提出します。

退職が受理されたら、引継ぎの期間や転職先の入社日を加味しながら退職日を会社と相談して決定しましょう。 退職日が決定したら、決まった退職日を記載した退職届を上司に提出します。

Q3.退職届を提出したあとに撤回できる?

基本的に、一度提出した退職届は撤回できません

「1.退職届と退職願の違いとは?」でお伝えした通り、退職が確定した際に、自分が退職することを宣告する書類です。退職届を提出し、受理された後は撤回できないと民法540条2項でも定められています。

そのため、上司に退職の意思を伝える段階で「本当に退職して後悔しないか?」を考えて行動することをおすすめします。

まとめ
  • 必ずしも手書きでなくても大丈夫
  • まずは上司に退職の意思を伝えて、順に沿って退職届を提出する
  • 基本的に一度提出した退職届の撤回はできないので注意

まとめ|ルールを確認して退職届の提出をしよう

退職届は、退職の意思を宣言する大切な書類です。気持ちよく退職するためにも、作成する際のルールや提出するまでの流れを守って、退職届を提出しましょう。

 

ここで、本記事ポイントを振り返ります。

  • 退職届はパソコンで作成しても大丈夫
  • 会社が手書きで作成すると定めている場合もあるので要確認

法律上、退職届はパソコンで作成しても問題ありません。ただし、会社が「手書きで作成した退職届を提出する」と定めている場合は、会社のルールに従ってください。

そして、上司に退職の意思を伝えて、退職日が決定したあとに退職届を提出しましょう。

 

お互いがスッキリと次の進めるように、ルールを守って退職の準備を進めてくださいね。本記事が少しでも参考になれば幸いです。

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